Onze algemene voorwaarden

1. Offertes

Voor elke opdracht maken wij een offerte op en bezorgen die digitaal. Bevestiging via digitale ondertekening of per e-mail geldt als aanvaarding van de offerte, de opdracht én deze voorwaarden.

Offertes zijn 30 dagen geldig, tenzij anders vermeld.

Meerwerk dat buiten de offerte valt wordt apart aangerekend. Een samengestelde offerte geeft de klant geen recht om slechts een deel van de opdracht uit te voeren tegen een evenredig deel van de prijs.

2. Meerwerk

Wanneer de opdracht wijzigt of uitbreidt buiten wat voorzien is in de offerte, rekenen wij dit als meerwerk aan. We informeren de klant hierover op voorhand.

3. Herroeping en annulatie

Bij herroeping van een volledige opdracht vergoedt de klant de reeds gemaakte kosten, plus 25% van het overeengekomen budget.

Wanneer een productiedag wordt geannuleerd, rekenen we een vergoeding op basis van de waarde van die dag (zoals inzet van cameraman, regisseur of andere productiekosten). Drie dagen vooraf = 25%, twee dagen = 50%, één dag = 75%, de dag zelf = 100%.

4. Betaling en facturatie

Facturen zijn betaalbaar binnen 30 dagen. Bij laattijdige betaling rekenen we automatisch 15% intrest aan, plus een schadevergoeding van 10% met een minimum van €125. Bezwaren moeten binnen 7 dagen na ontvangst gemeld worden.

5. Privacy en toestemmingen

De klant zorgt dat alle toestemmingen (personen, locaties) geregeld zijn zodat de productie conform de privacywetgeving kan plaatsvinden.

Indien dit niet gebeurt, zijn de gevolgen (meerwerk, vertraging, schadeclaims) volledig voor rekening van de klant. Wij verwerken persoonsgegevens enkel voor de uitvoering van de opdracht.

6. Medewerking van de klant

De klant bezorgt ons tijdig alle nodige informatie, goedkeuringen en faciliteiten die vereist zijn voor de uitvoering van de opdracht. Indien de klant materiaal, gegevens of apparatuur ter beschikking stelt, moeten deze voldoen aan de gebruikelijke en noodzakelijke specificaties.

Wanneer de klant zijn verplichtingen niet (tijdig) nakomt, kunnen wij de uitvoering opschorten en de hierdoor veroorzaakte meerkosten aanrekenen.

7. Aansprakelijkheid

Wij zijn enkel aansprakelijk voor schade die rechtstreeks voortvloeit uit onze opzet of grove fout. Wij zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, winstderving, vertraging, verlies van gegevens of schade die voortvloeit uit foutieve informatie of gebrekkige medewerking van de klant.

Eventuele schade moet door de klant zo snel mogelijk schriftelijk worden gemeld.

8. Overmacht

Bij overmacht wordt de uitvoering van de overeenkomst opgeschort of beëindigd zonder schadevergoeding. Overmacht omvat o.a. natuurrampen, extreem weer, brand, overstroming, oorlog, staking, overheidsmaatregelen, ziekte of ongevallen, en technische defecten aan materiaal (zoals camera’s, batterijen of geheugenkaarten).

9. Montage en revisies

Voor standaard videoprojecten zijn twee revisierondes inbegrepen, wat neerkomt op drie versies van de productie.

• Versie 1 – Ruwe montage: opgebouwd op basis van het goedgekeurde script of storyboard en bevat de hoofdstructuur en inhoud. Nog niet volledig afgewerkt. De klant geeft inhoudelijke en structurele feedback.

• Versie 2 – Eerste revisie: aangepast op basis van eerdere feedback. Enkel detailaanpassingen zijn nog mogelijk, zoals timing, titels, kleurcorrectie, grading, animaties en logo.

• Versie 3 – Finale versie: de laatste correcties worden verwerkt en de productie wordt definitief geëxporteerd en geleverd.

Extra revisies of herwerkingen na de finale versie gelden als meerwerk (zie artikel 3) en worden aangerekend aan €75/u excl. btw. Afhankelijk van de aard en complexiteit kan dit tarief variëren.

Bij grotere of gespecialiseerde producties, zoals commercials, animatievideo’s of projecten met specifieke postproductieflows (bv. grading na picture lock), kan van deze standaardstructuur worden afgeweken. Het aantal revisierondes, feedbackmomenten en de planning worden dan expliciet vastgelegd in de offerte of samenwerkingsovereenkomst.

10. Feedback en levering

Feedbackverwerking en levering gebeurt steeds op een afgesproken tijdstip of, indien geen tijdstip werd vastgelegd, zo spoedig mogelijk. Bij dreigende vertraging brengen wij de klant zo snel mogelijk op de hoogte.

Onze leveringstermijnen worden berekend op basis van tijdige feedback van de klant. Indien de klant zijn feedback niet tijdig verstrekt, wordt de afgesproken leveringsdatum automatisch verlengd met dezelfde vertraging.

11. Intellectuele eigendom en productietools

Alle door ons gemaakte creatieve werken (zoals scripts, draaiboeken, videobeelden, foto’s en animaties) blijven ons eigendom, tenzij we daar schriftelijk iets anders over afspreken. Gebruik van dit materiaal buiten de afgesproken productie kan enkel met onze schriftelijke toestemming en kan extra licentiekosten met zich meebrengen.

Technische bestanden, zoals rushes, workfiles en templates, blijven eveneens ons eigendom en leveren wij niet mee, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen. Standaard leveren wij enkel het afgewerkte eindproduct.

12. Muziek en sound design

Voor standaardproducties kopen wij rechtenvrije muziek aan. Vooraf stemmen we met de klant af welke muziek gebruikt wordt, voor hoe lang, op welke media (bijv. internet, TV, social media) en in welke landen (territorium). De kostprijs hiervan is inbegrepen of wordt apart vermeld in de offerte.

Voor originele composities of sound design werken we samen met externe partners; alle voorwaarden, prijselementen, gebruiksrechten en territoriale beperkingen worden dan vooraf schriftelijk vastgelegd.

13. Gebruik voor promotie

Tenzij anders afgesproken, mogen wij fragmenten of het volledige eindproduct gebruiken voor eigen promotie, zoals portfolio, website en sociale media.

14. Klachten

Klachten over de geleverde werken moeten binnen 7 dagen na levering schriftelijk worden gemeld. Na die termijn wordt de levering geacht aanvaard te zijn.

15. Stopzetting door ons

Wanneer de klant zijn verplichtingen ernstig schendt, zoals wanbetaling of weigering tot medewerking, mogen wij de overeenkomst stopzetten zonder schadevergoeding. In dat geval blijven alle reeds gemaakte kosten en het werk tot op dat moment verschuldigd.

16. Gebruik na oplevering

De klant is verantwoordelijk voor de manier waarop de productie na oplevering wordt ingezet of verspreid. Eventuele claims of schade die daaruit voortvloeien, vallen volledig ten laste van de klant. Wij zijn hiervoor niet aansprakelijk.

17. Geschillen

Op alle overeenkomsten is Belgisch recht van toepassing. Geschillen vallen onder de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken van het arrondissement Antwerpen, afdeling Heist-op-den-Berg (Vredegerecht).

18. Toepassingsgebied

Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, overeenkomsten en producties van ons bedrijf: JVH Media BV, handelend onder de naam ‘de Kemphanen’, met maatschappelijke zetel te Herfststraat 31, 2590 Berlaar. Afwijkingen zijn enkel geldig indien ze schriftelijk zijn overeengekomen.