Onze algemene voorwaarden

In deze algemene voorwaarden verstaan wij onder:

• Wij / ons / onze: productiehuis De Kemphanen (JVH Media BV).

• Klant: de partij die een offerte aanvraagt of een project laat uitvoeren (bv. onderneming, vzw, overheid, agency).

• Onderaannemer: een externe partij (freelancer of toeleverancier) die we inschakelen om een opdracht te helpen uitvoeren.

• Opdracht: het overeengekomen project waarvoor wij video, fotografie, animatie of aanverwante diensten leveren.

• Standaardproductie: een productie met beperkte crew en een gestroomlijnde aanpak, doorgaans zonder externe rechten (zoals acteurs, modellen of gelicentieerde muziek).

• Uitgebreide productie: een complexere productie met meerdere crewleden en/of externe elementen, zoals voice-overs, modellen, acteurs of muziek onder licentie.

• Preproductie: scriptontwikkeling, planning, castings, locatiebezoeken, enzovoort.

• Productiedag: een geplande dag waarop beeld- of geluidsopnames plaatsvinden, op locatie of in studio, inclusief reistijd, crew en materiaal.

• Postproductie: montage, kleurcorrectie, sound design, animatie ondertiteling, enzovoort.

• Overmacht: een onvoorziene en onvermijdbare gebeurtenis die de uitvoering van de overeenkomst tijdelijk of blijvend onmogelijk maakt, zoals bedoeld in het Belgisch Burgerlijk Wetboek.

Andere termen worden waar nodig toegelicht in de context van de overeenkomst.

Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, overeenkomsten en producties van JVH Media BV, met btw-nummer BE 0668416508 en maatschappelijke zetel te Isschotweg 136A, 2222 Heist-op-den-Berg.

Afwijkingen zijn enkel geldig indien schriftelijk overeengekomen.

Voor elke opdracht stellen wij een offerte op, die digitaal wordt bezorgd. De offerte wordt als aanvaard beschouwd zodra de klant deze bevestigt via een digitale handtekening of expliciete aanvaarding per e-mail.

Door de offerte te aanvaarden, bevestigt de klant ook de inhoud van de opdracht en deze algemene voorwaarden, die als bijlage worden meegestuurd. Afwijkingen zijn enkel geldig indien schriftelijk overeengekomen.

Offertes zijn 30 dagen geldig, tenzij anders vermeld. Een samengestelde offerte geeft geen recht om slechts een deel van de opdracht uit te voeren tegen een evenredig deel van de prijs.

4.1/ Meerwerk

Als een opdracht verandert of wordt uitgebreid buiten wat in de offerte is opgenomen, beschouwen we dat als meerwerk. De prijs hiervan wordt berekend op basis van onze gangbare tarieven.

We geven steeds een raming vooraf; de klant kan weigeren of een alternatief voorstellen.

4.2/ Annulatie & verplaatsingen

Wanneer de klant de opdracht volledig of gedeeltelijk annuleert, rekenen wij alle reeds gemaakte kosten en uitgevoerde werkzaamheden aan, inclusief preproductie, reservaties en aangekochte materialen.

Bij een annulatie of verplaatsing van een geplande productiedag binnen de drie werkdagen voorafgaand aan die dag, rekenen wij daarnaast de volgende vergoedingen aan:

• 3 werkdagen op voorhand: 25%

• 2 werkdagen op voorhand: 50%

• 1 werkdag op voorhand: 75%

• Op de dag zelf: 100%

Deze vergoedingen dekken onder meer onze gereserveerde tijd, het verlies aan beschikbaarheid voor andere opdrachten, en kosten die door derden (zoals freelancers of leveranciers) aan ons worden doorgerekend.

De klant kan enkel een compensatie vragen indien de wijziging het gevolg is van overmacht. We streven ernaar om in alle gevallen een oplossing op maat te vinden.

5.1/ Videoproductie

Preproductie en postproductie worden aangerekend aan uurtarieven of dagtarieven, afhankelijk van de aard van het werk.

Productiedagen worden steeds aangerekend als:

• Halve dag: maximaal 5 werkuren (inclusief reistijd vanuit Lier)

• Volledige dag: vanaf 6 tot maximaal 10 werkuren (inclusief lunchpauze en reistijd vanuit Lier)

Vanaf het 11e uur gelden overuren per crewlid:

• Uur 11–12: €75 per begonnen uur

• Uur 13–14: €100 per begonnen uur

• Uur 15+: €135 per begonnen uur

Benodigd materiaal (zoals camera’s, lenzen, licht, audio) wordt steeds aangerekend aan een volledig dagtarief, met een minimum van één dag, ongeacht de effectieve gebruiksduur.

5.2/ Fotografie

Bedrijfs- en eventfotografie wordt aangerekend op basis van een vast tarief, rekening houdend met de aard en duur van de opdracht. Deze prijs is steeds inclusief selectie en nabewerking, oplevering in hoge resolutie en publicatierechten voor commerciaal gebruik.

Extra tijd op locatie bovenop de afgesproken duur wordt aangerekend aan €135 per begonnen uur.

Commerciële fotografie, zoals campagneshoots met modellen, styling of grotere opstellingen, vraagt een aangepaste aanpak. Hierbij werken we met een combinatie van vaste dagtarieven, licentiekosten en eventuele productie-elementen (zoals locatie, props, crew…). Deze projecten worden steeds op maat begroot en vooraf gedetailleerd opgenomen in de offerte.

5.3/ Animatie en andere diensten

Voor animatie of andere creatieve diensten hanteren we een uurtarief of een vaste projectprijs, afhankelijk van de complexiteit en omvang van het werk.

De prijsstructuur wordt vooraf duidelijk omschreven in de offerte.

5.4/ Weekend, feestdagen & nachtwerk

Wij rekenen geen extra kosten aan voor werk op zaterdagen, zondagen of feestdagen. Dit geldt voor alle diensten die wij aanbieden.

Nachtwerk is elke prestatie die plaatsvindt tussen 22u00 en 06u00. Hiervoor rekenen we een vaste nachttoeslag aan van €75 per effectief gewerkt uur, ongeacht de functie van het crewlid.

Deze toeslag komt bovenop het standaard tarief en is cumulatief met eventuele overurentoeslagen.

5.5/ Transportkosten & reistijd

Voor alle diensten rekenen wij €0,55/km vanuit Lier (heen en terug).
Transportkosten worden vooraf opgenomen in de offerte indien de locaties gekend zijn, of achteraf aangerekend via de eindfactuur.

Verblijfskosten, parkeerkosten, maaltijden en vliegtickets worden apart aangerekend.

Reistijd geldt als werktijd binnen de werkdag. Bij verre verplaatsingen kunnen overuren of een aparte reisdag worden aangerekend.

6.1/ Medewerking van de klant

Wij rekenen op tijdige aanlevering van correcte informatie, feedback en medewerking door de klant.

Wanneer de klant zelf materiaal of bestanden aanlevert, moeten deze technisch bruikbaar zijn. Indien iets ontbreekt of onbruikbaar is, kunnen wij het werk tijdelijk onderbreken en eventuele kosten doorrekenen.

6.2/ Privacy & toestemmingen

Bij producties waarvoor de klant zelf de inhoud, locaties of deelnemers aanlevert (zoals bedrijfs- of interne video’s en fotosessies) is de klant verantwoordelijk voor het verkrijgen van alle nodige toestemmingen. Dit gaat onder meer over toelating om te filmen op (bedrijfs)locatie en toestemming van deelnemers die herkenbaar in beeld komen.

Bij producties die door ons worden gecast, gepland of gecoördineerd (zoals commercials, brand films of projecten met acteurs, figuranten of externe locaties) zorgen wij voor de nodige documenten, zoals quitclaims en locatieovereenkomsten.

We vragen de klant om ons vooraf te informeren over wat reeds geregeld is. Als er achteraf problemen of extra kosten ontstaan door ontbrekende toestemmingen, worden die in overleg opgelost en eventueel doorgerekend.

Persoonsgegevens verwerken wij enkel in het kader van de opdracht en conform de regels van de GDPR (AVG). Ze worden veilig bewaard en niet gedeeld met derden, tenzij dat nodig is voor het project of wettelijk verplicht. Klanten hebben het recht om hun gegevens in te kijken, aan te passen of te laten verwijderen.

7.1/ Montage & revisies

Voor standaardproducties voorzien wij twee revisierondes, met als resultaat drie versies van de video. De klant geeft eerst inhoudelijke revisie op de ruwe montage en daarna nog detailrevisie op de tweede versie. Op basis daarvan leveren wij de finale versie aan.

Extra revisies of aanpassingen worden aangerekend als meerwerk aan €75/u, tenzij anders afgesproken.

Bij uitgebreide producties kunnen we extra revisierondes voorzien of werken met een ‘picture lock’ (een goedgekeurde beeldversie vóór verdere afwerking). Deze afspraken worden vooraf vastgelegd in de offerte.

7.2/ Feedback & levering

We voorzien feedbackrondes op afgesproken momenten en leveren het eindproduct op het overeengekomen tijdstip of, indien geen exacte timing werd vastgelegd, zo snel mogelijk. Eventuele vertragingen worden tijdig meegedeeld.

We geven vooraf duidelijk aan tegen wanneer we feedback nodig hebben om de planning te kunnen aanhouden. Wordt deze feedback niet tijdig aangeleverd, dan schuift de levertermijn mee op, in overleg met de klant.

8.1/ Auteursrechten & levering van bestanden

Alle creatieve content die wij ontwikkelen (zoals videobeelden, foto's, animaties, grafisch werk, scripts, enzovoort) is auteursrechtelijk beschermd en blijft ons eigendom, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

De klant ontvangt standaard:

• Het afgewerkte eindproduct in het afgesproken formaat en resolutie.

• Lage-resolutie previews ter goedkeuring tijdens het montage- of bewerkingsproces.

Technische bestanden zoals rushes, workfiles, templates of projectbestanden maken geen deel uit van de standaardlevering en blijven eveneens ons eigendom. Deze worden enkel meegeleverd indien dit vooraf en schriftelijk bevestigd is.

De gebruiksrechten op het eindproduct worden verder omschreven in artikel 8.5 (Distributie & gebruiksrechten).gebruiksrechten).

8.2/ Muziek & sound design

Voor standaardproducties gebruiken we rechtenvrije muziek. We stemmen vooraf met de klant af welke muziek wordt gebruikt, voor welke kanalen (zoals online of tv), in welke landen en voor hoe lang. De kostprijs wordt vermeld in de offerte.

De klant krijgt het gebruiksrecht, maar alleen voor wat effectief is aangekocht aan rechten.

Bij op maat gemaakte muziek of sound design werken we samen met gespecialiseerde onderaannemers. Alle afspraken over rechten, gebruik en kosten worden vooraf duidelijk vastgelegd in de offerte.

8.3/ Acteurs, modellen en rechten derden

Bij het inschakelen van acteurs, modellen of andere externe partijen (zoals voice-over artists) voorzien we de nodige rechten op maat van het project. Het gebruik van het materiaal is beperkt tot wat in de offerte is overeengekomen, bijvoorbeeld qua kanalen, landen of looptijd.

Alle afspraken over rechten en beperkingen worden vooraf duidelijk opgenomen in de offerte.

8.4/ Gebruik voor eigen promotie

We zijn trots op ons werk en tonen graag wat we maken. Daarom behouden we het recht om het eindproduct te gebruiken in onze portfolio, op onze website of sociale media.

Dit gebeurt altijd in overleg met de klant. Bij interne, vertrouwelijke of gevoelige producties maken we hierop graag uitzonderingen, op voorwaarde dat dit vooraf wordt gemeld.

8.5/ Distributie & gebruiksrechten

Voor standaardproducties, waarbij enkel rechtenvrije content wordt gebruikt (zoals producties zonder acteurs of modellen en met rechtenvrije muziek), krijgt de klant een exclusief en onbeperkt gebruiksrecht op het eindproduct zoals geleverd onder artikel 8.1.

De klant mag het materiaal vrij inzetten, publiceren, delen, hermonteren of aanpassen, zolang dit gebeurt binnen het wettelijk kader en zonder inbreuk op rechten van derden.

Voor uitgebreide producties – met muziek onder licentie, acteurs, modellen, voice-overs of andere externe elementen – gelden beperkingen qua gebruik, duur, regio of kanalen. Deze worden vooraf duidelijk vermeld in de offerte. In die gevallen:

• Krijgt de klant een niet-exclusieve, niet-overdraagbare licentie, tenzij anders overeengekomen.

• Is overdragen, sublicentiëren of doorverkopen enkel toegestaan mits voorafgaande schriftelijke toestemming.

• Zijn hergebruik of aanpassingen enkel mogelijk in overleg, wanneer rechten van derden van toepassing zijn.

De klant is verantwoordelijk voor het correcte gebruik van het eindproduct en het naleven van alle rechten van derden, zoals gespecificeerd in de offerte. Inbreuken of schade ten gevolge van foutief gebruik vallen onder verantwoordelijkheid van de klant.

9.1 Kwaliteit en fouten

Wij leveren elk eindproduct technisch correct en conform de gemaakte afspraken. Indien er fouten of gebreken worden vastgesteld die duidelijk aan ons toe te schrijven zijn, herstellen wij deze kosteloos binnen een redelijke termijn (maximaal 14 dagen na melding).

Wanneer een fout aan onze kant leidt tot vertraging of schade (en het geen geval van overmacht, zoeken we samen met de klant naar een passende oplossing — bijvoorbeeld via herstel, compensatie of een aangepaste levering.

Onze aansprakelijkheid is in elk geval beperkt tot het factuurbedrag van de betrokken opdracht, behoudens gevallen van opzet of grove fout, of wanneer de wet anders voorschrijft.

9.2 Klachtenprocedure

Eventuele klachten over de kwaliteit of uitvoering van de opdracht moeten zo snel mogelijk schriftelijk worden gemeld, en uiterlijk binnen 7 dagen na levering of vaststelling van het probleem.

Klachten die later worden ingediend, kunnen enkel in behandeling worden genomen indien de klant aantoont dat ze redelijkerwijs niet eerder konden worden gemeld.

Na ontvangst van een klacht bevestigen wij de ontvangst en doen wij binnen een redelijke termijn een voorstel tot oplossing, herstel of compensatie.

Een klacht schort de betalingsverplichting van de klant niet op, tenzij de klacht schriftelijk en gemotiveerd wordt erkend door ons.

9.3 Verzekering & aansprakelijkheid

Wij zijn verzekerd via een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering (BA) die een brede reeks schadegevallen dekt. Voor grotere of complexere producties kan, in overleg met de klant, aanvullend een projectverzekering worden afgesloten.

Onze aansprakelijkheid is in alle gevallen beperkt tot het bedrag dat effectief wordt uitgekeerd door onze verzekering, vermeerderd met het toepasselijke eigen risico. Indien de verzekering om welke reden ook niet uitkeert, is onze aansprakelijkheid beperkt tot het factuurbedrag van het betrokken project.

Wij kunnen niet aansprakelijk worden gesteld voor indirecte schade, zoals gevolgschade, verlies van data of gederfde winst, behoudens in geval van opzet of grove fout.

Voor bepaalde onderdelen schakelen wij soms onderaannemers in (zoals freelancers of gespecialiseerde dienstverleners). Zij werken als zelfstandige opdrachtnemers en blijven verantwoordelijk voor hun eigen handelen. Wij zorgen voor een zorgvuldige selectie en aansturing, en blijven het centrale aanspreekpunt voor de klant. Wij kunnen echter niet aansprakelijk worden gesteld voor fouten van onderaannemers, tenzij deze het gevolg zijn van een fout in onze keuze of aansturing.

Elke onderaannemer is zelf verantwoordelijk voor een passende verzekering inzake beroeps- en/of bedrijfsaansprakelijkheid.

Schade aan gehuurd materiaal, voertuigen of andere elementen die ontstaat door foutief gebruik of nalatigheid van de klant of derden die door de klant zijn aangesteld, is volledig ten laste van de klant. Valt de schade onder onze verzekering, dan zal die uiteraard worden aangesproken.

Bij twijfel over de verzekeringsdekking of verdeling van verantwoordelijkheden worden vooraf duidelijke afspraken gemaakt.

Facturen zijn betaalbaar binnen 30 dagen na factuurdatum. Bij betalingsvertragingen sturen we eerst een herinnering. Indien daarna geen betaling volgt, behouden wij het recht om een intrest van 15% en een forfaitaire schadevergoeding van 10% (min. €125) aan te rekenen.

Bezwaren tegen een factuur moeten binnen 7 dagen schriftelijk gemeld worden.

Zowel de klant als wij kunnen de overeenkomst beëindigen in de volgende gevallen en volgens onderstaande voorwaarden.

11.1/ Beëindiging door de klant

De klant kan de overeenkomst opzeggen of stopzetten via schriftelijke kennisgeving.

In dat geval gelden de voorwaarden zoals bepaald in artikel 4.2 (Annulatie & verplaatsing), inclusief de bepalingen rond kosten, termijnen en vergoedingen. Eventuele afwijkingen hierop worden enkel aanvaard indien vooraf schriftelijk overeengekomen.

11.2/ Beëindiging door ons

Bij ernstige tekortkomingen van de klant — zoals wanbetaling, het niet naleven van afspraken of het ontbreken van de vereiste medewerking — hebben wij het recht om de uitvoering van de opdracht op te schorten of de overeenkomst onmiddellijk te beëindigen.

Alle reeds gemaakte kosten blijven in dat geval verschuldigd, onverminderd ons recht op schadevergoeding indien van toepassing.

Op alle overeenkomsten is Belgisch recht van toepassing. Bij geschillen zijn uitsluitend de rechtbanken van het arrondissement Antwerpen, afdeling Heist-op-den-Berg, bevoegd.

We houden onze algemene voorwaarden up-to-date met onze werking en de regelgeving. Daarom kunnen deze voorwaarden af en toe wijzigen.

Nieuwe versies gelden automatisch voor alle nieuwe offertes of opdrachten vanaf de publicatiedatum. Voor lopende projecten blijven de voorwaarden gelden zoals ze van kracht waren op het moment van de offerte, tenzij we samen iets anders afspreken.

De meest recente versie is altijd opvraagbaar en beschikbaar via onze website of per mail.