Algemene voorwaarden

In deze algemene voorwaarden verstaan wij onder:

• Wij / ons / onze: JVH Media BV, handelend onder de naam De Kemphanen.

• Klant: de partij die een offerte aanvraagt of een project laat uitvoeren (bv. onderneming, vzw, overheid, agency).

• Onderaannemer: een externe partij (freelancer of toeleverancier) die we inschakelen om een opdracht te helpen uitvoeren.

• Opdracht: het overeengekomen project waarvoor wij video, fotografie, animatie of aanverwante diensten leveren.

• Standaardproductie: een productie met beperkte crew en een gestroomlijnde aanpak, doorgaans zonder externe rechten (zoals acteurs, modellen of gelicentieerde muziek).

• Uitgebreide productie: een complexere productie met meerdere crewleden en/of externe elementen, zoals voice-overs, modellen, acteurs of muziek onder licentie.

• Preproductie: scriptontwikkeling, planning, castings, locatiebezoeken, enzovoort.

• Productiedag: een geplande dag waarop beeld- of geluidsopnames plaatsvinden, op locatie of in studio, inclusief reistijd, crew en materiaal.

• Postproductie: montage, kleurcorrectie, sound design, animatie ondertiteling, enzovoort.

• Overmacht: een onvoorziene en onvermijdbare gebeurtenis die de uitvoering van de overeenkomst tijdelijk of blijvend onmogelijk maakt, zoals bedoeld in het Belgisch Burgerlijk Wetboek.

Andere termen worden waar nodig toegelicht in de context van de overeenkomst.

Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, overeenkomsten en producties van JVH Media BV, met btw-nummer BE 0668.416.508 en maatschappelijke zetel te Isschotweg 136A, 2222 Heist-op-den-Berg.

Afwijkingen zijn enkel geldig indien deze vooraf en schriftelijk zijn overeengekomen.

Voor elke opdracht stellen wij een offerte op, die digitaal wordt bezorgd. De offerte wordt als aanvaard beschouwd zodra de klant deze bevestigt via een digitale handtekening of expliciete aanvaarding per e-mail.

Door de offerte te aanvaarden, bevestigt de klant ook de inhoud van de opdracht en deze algemene voorwaarden, die als bijlage worden meegestuurd. Afwijkingen zijn enkel geldig indien schriftelijk overeengekomen.

Offertes zijn 30 dagen geldig, tenzij anders vermeld. Een samengestelde offerte geeft geen recht om slechts een deel van de opdracht uit te voeren tegen een evenredig deel van de prijs.

4.1/ Meerwerk

Als een opdracht verandert of wordt uitgebreid buiten wat in de offerte is opgenomen, beschouwen we dat als meerwerk. De prijs hiervan wordt berekend op basis van onze gangbare tarieven. We geven steeds een raming vooraf; de klant kan weigeren of een alternatief voorstellen.

Indien de klant het meerwerk mondeling, per e-mail of door voortzetting van de opdracht bevestigt, wordt dit beschouwd als aanvaarding van het meerwerk en de bijhorende kosten.

4.2/ Annulatie & verplaatsing

Wanneer de klant de opdracht volledig of gedeeltelijk annuleert of een geplande productiedag verplaatst, blijven alle reeds gemaakte kosten en uitgevoerde werkzaamheden verschuldigd, inclusief preproductie, reservaties, aangekochte materialen en kosten van derden die aan ons worden doorgerekend.

Bij een annulatie of verplaatsing van een geplande productiedag binnen de drie werkdagen voorafgaand aan die dag, rekenen wij daarnaast een annulatievergoeding aan als forfaitaire schadevergoeding:

• 3 werkdagen op voorhand: 25%

• 2 werkdagen op voorhand: 50%

• 1 werkdag op voorhand: 75%

• Op de dag zelf: 100%

Deze annulatievergoeding dekt onder meer onze gereserveerde tijd, het verlies aan beschikbaarheid voor andere opdrachten en niet-recupereerbare kosten die door derden aan ons worden aangerekend.

Indien de annulatie of verplaatsing het rechtstreeks gevolg is van overmacht, zijn bovenstaande annulatievergoedingen niet verschuldigd. Reeds gemaakte en niet-recupereerbare kosten (waaronder kosten van derden) blijven wel verschuldigd.

Partijen kunnen in onderling overleg schriftelijk een andere regeling overeenkomen.

5.1/ Algemene tariefstructuur

Alle prijzen en tarieven worden vooraf vastgelegd in de offerte en zijn afhankelijk van de aard, omvang en complexiteit van de opdracht.

Tarieven kunnen worden uitgedrukt als uurtarieven, dagtarieven of vaste projectprijzen, afhankelijk van het type dienst en productie.

De offerte vormt steeds de contractuele basis voor de prijsafspraken.

5.2/ Productiedagen

Productiedagen worden aangerekend per halve of volledige dag, zoals gespecificeerd in de offerte.

Een productiedag omvat onder meer de inzet van crew, het gebruik van materiaal, reistijd, voorbereiding en afbouw.

De concrete invulling van een productiedag, inclusief duur en eventuele overuren, wordt vastgelegd in de offerte.

5.3/ Overuren, nachtwerk en bijzondere prestaties

Wanneer prestaties buiten de in de offerte voorziene werktijden vallen, kunnen bijkomende kosten worden aangerekend.

Dit kan onder meer betrekking hebben op overuren, nachtwerk of uitzonderlijke omstandigheden.

Eventuele toeslagen of bijkomende vergoedingen worden vooraf gecommuniceerd en opgenomen in de offerte, of — indien onvoorzien — gefactureerd als meerwerk conform artikel 4.1.

5.4/ Materiaal en technische middelen

Benodigd materiaal, zoals camera’s, lenzen, licht, audio en andere technische middelen, wordt aangerekend volgens de afspraken in de offerte.

Materiaal wordt aangerekend per productiedag of per project, ongeacht de effectieve gebruiksduur, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen.

5.5/ Transport-, reis- en verblijfskosten

Transport-, reis- en eventuele verblijfskosten worden afzonderlijk aangerekend.

Indien locaties vooraf gekend zijn, worden deze kosten opgenomen in de offerte. Indien niet, worden ze achteraf doorgerekend via de eindfactuur.

Reistijd kan als werktijd worden beschouwd, afhankelijk van de aard en duur van de verplaatsing, zoals bepaald in de offerte.

5.6/ Afwijkingen

Afwijkingen van de standaard tariefstructuur of bijzondere prijsafspraken zijn enkel geldig indien deze schriftelijk en vooraf zijn vastgelegd in de offerte of in een afzonderlijke overeenkomst.

6.1/ Medewerking van de klant

Wij rekenen op een tijdige aanlevering van correcte informatie, feedback en medewerking door de klant.

Wanneer de klant zelf materiaal of bestanden aanlevert, moeten deze technisch bruikbaar zijn. Indien materiaal ontbreekt of onbruikbaar blijkt, kunnen wij het werk tijdelijk onderbreken en eventuele bijkomende kosten aanrekenen.

6.2/ Privacy & toestemmingen

Bij producties waarbij de klant zelf inhoud, locaties of deelnemers aanlevert, is de klant verantwoordelijk voor het verkrijgen van alle nodige toestemmingen, zoals toelating om te filmen op (bedrijfs)locatie en toestemming van herkenbaar in beeld komende personen.

Bij producties die door ons worden gecast, gepland of gecoördineerd, zorgen wij voor de nodige documenten, zoals quitclaims en locatieovereenkomsten.

Wij vragen de klant ons vooraf te informeren over wat reeds geregeld is. Eventuele problemen of bijkomende kosten ten gevolge van ontbrekende toestemmingen worden in overleg opgelost en kunnen worden doorgerekend.

Persoonsgegevens verwerken wij uitsluitend in het kader van de opdracht en conform de GDPR (AVG). Deze gegevens worden veilig bewaard en niet gedeeld met derden, tenzij dit nodig is voor het project of wettelijk verplicht. Klanten hebben het recht hun gegevens in te kijken, aan te passen of te laten verwijderen.

7.1/ Montage & revisies

Voor standaardproducties voorzien wij twee revisierondes, met als resultaat drie versies van de video. De klant geeft eerst inhoudelijke revisie op de ruwe montage en daarna nog detailrevisie op de tweede versie. Op basis daarvan leveren wij de finale versie aan.

Extra revisies of aanpassingen worden aangerekend als meerwerk aan €75/u, tenzij anders afgesproken.

Bij uitgebreide producties kunnen we extra revisierondes voorzien of werken met een ‘picture lock’ (een goedgekeurde beeldversie vóór verdere afwerking). Deze afspraken worden vooraf vastgelegd in de offerte.

7.2/ Feedback & levering

We voorzien feedbackrondes op afgesproken momenten en leveren het eindproduct op het overeengekomen tijdstip of, indien geen exacte timing werd vastgelegd, zo snel mogelijk. Eventuele vertragingen worden tijdig meegedeeld.

We geven vooraf duidelijk aan tegen wanneer we feedback nodig hebben om de planning te kunnen aanhouden. Wordt feedback niet tijdig aangeleverd, dan schuift de levertermijn overeenkomstig mee op, in overleg met de klant.

De levering wordt geacht aanvaard te zijn bij schriftelijke goedkeuring door de klant, of - bij gebrek daaraan - wanneer binnen 7 kalenderdagen na levering geen schriftelijke en gemotiveerde klacht wordt gemeld conform artikel 9.2.

Indien feedback langer dan 30 kalenderdagen uitblijft na een verzoek daartoe, behouden wij het recht het project als opgeleverd en aanvaard te beschouwen en de eindfactuur te verzenden.

8.1/ Auteursrechten & levering van bestanden

Alle creatieve content die wij ontwikkelen (zoals videobeelden, foto's, animaties, grafisch werk, scripts, enzovoort) is auteursrechtelijk beschermd en blijft ons eigendom, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

De klant ontvangt standaard:

• Het afgewerkte eindproduct in het afgesproken formaat en resolutie.

• Lage-resolutie previews ter goedkeuring tijdens het montage- of bewerkingsproces.

Technische bestanden zoals rushes, workfiles, templates of projectbestanden maken geen deel uit van de standaardlevering en blijven eveneens ons eigendom. Deze worden enkel meegeleverd indien dit vooraf en schriftelijk bevestigd is.

De gebruiksrechten op het eindproduct worden verder omschreven in artikel 8.5 (Distributie & gebruiksrechten).

8.2/ Muziek & sound design

Voor standaardproducties gebruiken we rechtenvrije muziek. We stemmen vooraf met de klant af welke muziek wordt gebruikt, voor welke kanalen (zoals online of tv), in welke landen en voor hoe lang. De kostprijs wordt vermeld in de offerte.

De klant krijgt het gebruiksrecht, maar alleen voor wat effectief is aangekocht aan rechten.

Bij op maat gemaakte muziek of sound design werken we samen met gespecialiseerde onderaannemers. Alle afspraken over rechten, gebruik en kosten worden vooraf duidelijk vastgelegd in de offerte.

8.3/ Acteurs, modellen en rechten derden

Bij het inschakelen van acteurs, modellen of andere externe partijen (zoals voice-over artists) voorzien we de nodige rechten op maat van het project. Het gebruik van het materiaal is beperkt tot wat in de offerte is overeengekomen, bijvoorbeeld qua kanalen, landen of looptijd.

Alle afspraken over rechten en beperkingen worden vooraf duidelijk opgenomen in de offerte.

8.4/ Gebruik voor eigen promotie

We zijn trots op ons werk en tonen graag wat we maken. Daarom behouden we het recht om het eindproduct te gebruiken in onze portfolio, op onze website of sociale media.

Dit gebeurt altijd in overleg met de klant. Bij interne, vertrouwelijke of gevoelige producties maken we hierop graag uitzonderingen, op voorwaarde dat dit vooraf wordt gemeld.

8.5/ Distributie & gebruiksrechten

Voor standaardproducties waarbij enkel rechtenvrije content wordt gebruikt (zoals producties zonder acteurs of modellen en met rechtenvrije muziek), krijgt de klant een exclusief gebruiksrecht zonder beperking in tijd, territorium of kanalen op het eindproduct zoals geleverd onder artikel 8.1.

De klant mag het materiaal vrij inzetten, publiceren, delen, hermonteren of aanpassen, zolang dit gebeurt binnen het wettelijk kader en zonder inbreuk op rechten van derden.

Voor uitgebreide producties gelden beperkingen qua gebruik, duur, regio of kanalen. Deze worden vooraf duidelijk vermeld in de offerte. In die gevallen:

• Krijgt de klant een niet-exclusieve, niet-overdraagbare licentie, tenzij anders overeengekomen.

• Is overdragen, sublicentiëren of doorverkopen enkel toegestaan mits voorafgaande schriftelijke toestemming. 

• Zijn hergebruik of aanpassingen enkel mogelijk in overleg, wanneer rechten van derden van toepassing zijn.

De klant is verantwoordelijk voor het correcte gebruik van het eindproduct en het naleven van alle rechten van derden, zoals gespecificeerd in de offerte. Inbreuken of schade ten gevolge van foutief gebruik vallen onder verantwoordelijkheid van de klant.

9.1 Kwaliteit en fouten

Wij leveren elk eindproduct technisch correct en conform de gemaakte afspraken.

Indien er fouten of gebreken worden vastgesteld die duidelijk aan ons toe te schrijven zijn, herstellen wij deze kosteloos binnen een redelijke termijn (maximaal 14 dagen na melding), voor zover dit technisch en praktisch haalbaar is.

Wanneer een fout aan onze kant leidt tot vertraging of aantoonbare directe schade en er geen sprake is van overmacht, zoeken we samen met de klant naar een passende oplossing, zoals herstel, een aangepaste levering of een evenredige prijsvermindering.

Onze aansprakelijkheid is in elk geval beperkt zoals bepaald in artikel 9.3, behoudens gevallen van opzet of grove fout, of wanneer de wet anders voorschrijft.

9.2 Klachtenprocedure

Eventuele klachten over de kwaliteit of uitvoering van de opdracht moeten zo snel mogelijk schriftelijk worden gemeld, en uiterlijk binnen 7 dagen na levering of vaststelling van het probleem.

Klachten die later worden ingediend, kunnen enkel in behandeling worden genomen indien de klant aantoont dat ze redelijkerwijs niet eerder konden worden gemeld.

Na ontvangst van een klacht bevestigen wij de ontvangst en doen wij binnen een redelijke termijn een voorstel tot oplossing, herstel of compensatie.

Een klacht schort de betalingsverplichting van de klant niet op, tenzij de klacht schriftelijk en gemotiveerd wordt erkend door ons.

9.3 Verzekering & aansprakelijkheid

Wij zijn verzekerd via een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering. Voor grotere of complexere producties kan, in overleg met de klant, bijkomend een projectverzekering worden afgesloten.

Onze aansprakelijkheid is, behoudens opzet of grove fout en voor zover wettelijk toegestaan, per opdracht beperkt tot het laagste van volgende bedragen: 

• het factuurbedrag van de betrokken opdracht, of

• het bedrag dat effectief door onze verzekering wordt uitgekeerd.

Het eventuele eigen risico wordt geacht in dit bedrag begrepen te zijn.

Wij zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gevolgschade, verlies van data of gederfde winst, behalve in geval van opzet of grove fout of wanneer de wet anders bepaalt.

Voor bepaalde onderdelen van een opdracht werken wij met onderaannemers, zoals freelancers of gespecialiseerde dienstverleners. Zij werken als zelfstandige opdrachtnemers en zijn zelf verantwoordelijk voor hun handelen en verzekeringen. Wij blijven wel het centrale aanspreekpunt voor de klant en zorgen voor een zorgvuldige selectie en aansturing.

Eventuele aansprakelijkheid in verband met onderaannemers blijft in elk geval beperkt zoals bepaald in dit artikel.

Schade aan gehuurd materiaal, voertuigen of andere elementen die ontstaat door foutief gebruik of nalatigheid van de klant of door derden die door de klant zijn aangesteld, is volledig ten laste van de klant. Indien dergelijke schade door onze verzekering wordt gedekt, zal die uiteraard worden aangesproken.

Indien er vooraf twijfel bestaat over verzekeringsdekking of verantwoordelijkheden, maken partijen hierover duidelijke afspraken.

Wij kunnen bij aanvaarding van de offerte een voorschot factureren. Tenzij anders vermeld in de offerte bedraagt dit voorschot 30% van het offertebedrag. Bij opdrachten met externe of niet-recupereerbare kosten (zoals crew, huur, licenties of rechten) kunnen wij een hoger voorschot vragen zoals in de offerte vermeld.

Wij kunnen de uitvoering van (pre)productie afhankelijk maken van de ontvangst van het voorschot.

Wij kunnen tussentijds deelfacturen opmaken per fase (bijvoorbeeld preproductie, productie en postproductie) of op basis van geleverde prestaties, zoals vastgelegd in de offerte.

Facturen zijn betaalbaar binnen 30 dagen na factuurdatum. Bij betalingsvertragingen sturen we eerst een herinnering. Indien daarna geen betaling volgt, behouden wij het recht om een intrest van 15% en een forfaitaire schadevergoeding van 10% (min. €125) aan te rekenen.

Bezwaren tegen een factuur moeten binnen 7 dagen schriftelijk gemeld worden.

Bij niet-tijdige betaling behouden wij het recht om de uitvoering van lopende of toekomstige opdrachten geheel of gedeeltelijk op te schorten tot volledige betaling heeft plaatsgevonden.

Zowel de klant als wij kunnen de overeenkomst beëindigen in de volgende gevallen en volgens onderstaande voorwaarden.

11.1/ Beëindiging door de klant

De klant kan de overeenkomst opzeggen of stopzetten via schriftelijke kennisgeving. In dat geval gelden de voorwaarden zoals bepaald in artikel 4.2 (Annulatie & verplaatsing), inclusief de bepalingen rond kosten, termijnen en vergoedingen. Eventuele afwijkingen hierop worden enkel aanvaard indien vooraf schriftelijk overeengekomen.

11.2/ Beëindiging door ons

Bij ernstige tekortkomingen van de klant - zoals wanbetaling, het niet naleven van afspraken of het ontbreken van de vereiste medewerking - hebben wij het recht om de uitvoering van de opdracht op te schorten of de overeenkomst onmiddellijk te beëindigen.

Alle reeds gemaakte kosten blijven in dat geval verschuldigd, onverminderd ons recht op schadevergoeding indien van toepassing.

Op alle overeenkomsten is Belgisch recht van toepassing. Bij geschillen zijn uitsluitend de rechtbanken van het arrondissement Antwerpen, afdeling Heist-op-den-Berg, bevoegd.

We houden onze algemene voorwaarden up-to-date met onze werking en de regelgeving. Daarom kunnen deze voorwaarden af en toe wijzigen.

Nieuwe versies gelden automatisch voor alle nieuwe offertes of opdrachten vanaf de publicatiedatum. Voor lopende projecten blijven de voorwaarden gelden zoals ze van kracht waren op het moment van de offerte, tenzij we samen iets anders afspreken.

 De meest recente versie is altijd opvraagbaar en beschikbaar via onze website of per mail.